Pienamente compatibile con le principali applicazioni da ufficio, dalla posta elettronica ai principali programmi gestionali, ArkOttica è in grado di prelevare i documenti originali direttamente da queste o altre fonti, nonché di analizzarli, catalogarli e archiviarli; naturalmente i documenti cartacei possono essere acquisiti tramite uno scanner. Penserà poi il software a catalogarli mediante l’inserimento di un codice a barre. Durante questo duplice processo, per ciascun documento ArkOttica definisce ad associa al documento una serie di parole chiave, le quali formeranno il database del motore di ricerca interno per il rintracciamento immediato del documento stesso. La soluzione permette inoltre di automatizzare alcune operazioni come l’invio delle fatture, prelevando le informazioni direttamente dal gestionale dell’azienda e aprendo un canale diretto con il destinatario delle fatture stesse, tramite l’invio di email di notifica e la possibilità, da parte di costui, di verificare i documenti che lo riguardano. Questo tipo di diversificazione dei destinatari si concretizza, all'interno della gestione aziendale, in un processo chiamato Workflow, mediante il quale ArkOttica individua, per ciascun documento, i corretti destinatari. In questo modo, oltre a ottimizzare energie, tempo e risorse (detto in altri termini: ciascun dipendente riceve solo i documenti di sua competenza), evita che documenti riservati circolino per errore in uffici dove non dovrebbero trovarsi. Ciascun utilizzatore della procedura può verificare il corredo documentale, integrarlo, aggiungere note a margine, autorizzarlo, farlo avanzare nell'iter oppure farlo retrocedere per eventuali integrazioni. Ciascuno di questi atti è tracciato e verificabile da tutti i soggetti coinvolti.
Vantaggi:
- Risparmio spazio fisico per la conservazione del documento
- Minor tempo di reperimento del documento
- Maggiore Efficienza aziendale
- Certezza di una condivisione di informazioni aggiornate in tempo reale
- Semplificazione dei rapporti con l'Agenzia delle Entrate, in ossequio alle direttive UE per la digitalizzazione dei documenti di natura fiscale, legale e relativa alla Pubblica Amministrazione.
ArkOttica possiede tutti gli strumenti per rendere un documento elettronico rispettoso delle norme per poterlo considerare legalmente conforme a un documento fisico, e parimenti valido. Inoltre, il sistema permette una notevole semplificazione dei rapporti con l'Agenzia delle Entrate: i documenti di interesse di un’eventuale ispezione possono infatti essere conservati su DVD ed esibiti tramite esso.
Le soluzioni di installazione ArkOttica:
- Ottibox: Un semplice device da inserire nella propria rete locale, senza ulteriori interventi sulla linea, e gestibile tramite un’interfaccia web particolarmente intuitiva
- Virtualbox: alternativa a Ottibox, installata su una partizione creata ad hoc su uno dei computer già presenti in azienda
- Servizio On Line: lo stesso sistema completamente gestibile via Internet, da qualsiasi terminale, che presenta il vantaggio di un notevole risparmio sull'hardware; in pratica, si paga solo il costo nudo del servizio
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